Descripción del Módulo

El módulo de conciliación bancaria de bFiskur es una herramienta diseñada para evitar discrepancias fiscales al permitir la conciliación entre la información timbrada (XMLs) descargada directamente del SAT y los movimientos reflejados en su estado de cuenta bancario. Su objetivo principal es automatizar este proceso lo más posible para que no sea una tarea tediosa para el usuario.

¿Qué hace el Módulo y qué No hace?

Lo que el módulo SÍ hace:

  • Realiza la carga de estados de cuenta en diversos formatos.
  • Genera una conciliación automática de movimientos bancarios con CFDI (Comprobantes Fiscales Digitales por Internet) basándose en la fecha, RFC enajenante y monto.
  • Permite la conciliación semiautomática o manual para casos donde la conciliación automática no es posible (ej., un pago cubre múltiples facturas o montos parciales).
  • Permite clasificar movimientos que no requieren un CFDI (ej., no deducibles, pagos al extranjero, caja chica, traspasos entre cuentas, dispersiones de nómina).
  • Genera reportes detallados de estados de cuenta y conciliaciones.
  • Identifica discrepancias entre lo timbrado y lo registrado en el banco, así como complementos de pago faltantes.
  • Permite la exportación de reportes a Excel.

Lo que el módulo NO hace (limitaciones actuales):

  • No tiene integración directa con sistemas ERP o contables para la conciliación de información; la conciliación se realiza únicamente entre la información del SAT (CFDI) y los bancos.
  •  Los archivos PDF de estados de cuenta solo son soportados por algunos bancos específicos (actualmente Bancomer y Banorte); para otros bancos, se requiere un archivo XML del estado de cuenta o solicitar al equipo de desarrollo el soporte de un nuevo banco.


¿Cómo funciona? (Flujo de Uso)

El módulo opera a través de varios submódulos, siguiendo un flujo lógico:

  1. Carga del Estado de Cuenta (Bitácora de carga de Estados de cuenta)
    1. Desde el menú principal de bFiskur, acceda al "módulo conciliación bancaria".
    2. Dentro del módulo, seleccione el primer icono llamado "Bitácora de carga Estados de cuenta".
    3. Si es la primera vez que lo usa, la sección estará en blanco; para cargar un nuevo estado de cuenta, haga clic en el icono de "+" (ya sea el central o el superior derecho).
    4. Se le solicitarán tres datos: 
      • Título: Asigne un nombre al estado de cuenta (ej., "Estado de cuenta del mes de enero 2025").
      • Empresa: Seleccione la empresa asociada de su catálogo.
      • Documentos: Agregue el archivo de su estado de cuenta haciendo clic en "agregar archivos" o "ad files". 
        • Formatos aceptados: XML (preferente por mayor compatibilidad), PDF (solo Bancomer y Banorte), TXT, o CSV.
        • Los archivos XML suelen ser proporcionados por el banco al final del mes por correo (en un archivo ZIP junto con el PDF) o pueden descargarse directamente del portal bancario.
    5. Una vez cargado y guardado con el botón de la palomita, el sistema procesará el archivo. El estado cambiará de "en proceso" a "terminado" cuando la lectura sea correcta.
  2. Visualización y Conciliación del Estado de Cuenta (Estado de cuenta XML)
    1. Regrese al menú principal del módulo y seleccione el segundo submódulo: "Estados de cuenta XML".
    2. Aquí podrá visualizar la información cargada. Verá detalles de su empresa, la institución bancaria, saldos (inicial, cargo, abono, final) y movimientos.
    3. El sistema intentará una conciliación automática de los movimientos bancarios con sus CFDI almacenados en la bóveda. Este "match" automático se basa en tres datos clave del XML del estado de cuenta: la fecha de la operación, el RFC enajenante (quien realiza el movimiento) y el monto. Si los tres coinciden, el movimiento se marcará automáticamente como "Sí conciliado".
  3. Conciliación Semimanual (Iniciar Conciliación)
    1. Para movimientos que no se concilian automáticamente (ej., un solo pago por varias facturas), el estado aparecerá como "No conciliado".
    2. Para conciliar estos, haga clic en el botón morado o azul "Iniciar conciliación".
    3. Se mostrará una lista de movimientos. Los blancos son "no conciliados", los amarillos son "sí conciliados" y los naranja son "parcialmente conciliados".
    4. Seleccione un movimiento no conciliado. El sistema pre-filtrará los CFDI de su bóveda que coincidan al menos por RFC y fecha.
    5. Marque los CFDI relevantes que componen ese movimiento. Si la suma de los CFDI seleccionados coincide con el monto del movimiento bancario, haga clic en "Conciliar". El movimiento cambiará a "sí conciliado".
    6. Conciliación Parcial: Si selecciona CFDI que no cubren el monto total del movimiento (ej., falta un CFDI por timbrar), el sistema lo marcará como "Parcialmente conciliado" (color naranja). Podrá completar la conciliación en el futuro una vez que el CFDI faltante esté disponible.
    7. Clasificación de Movimientos Especiales: Para movimientos que no tienen CFDI asociados (ej., retiros para caja chica, pagos no deducibles, traspasos entre cuentas, dispersión de nómina, pagos al extranjero). 
      • Seleccione el movimiento y elija una opción del campo "estatus" (ej., "no deducibles", "pago en el extranjero", "caja chica", "traspaso entre cuentas").
      • Haga clic en "Conciliar" para aplicar el estatus. No se marcará como "sí conciliado", sino con el estatus específico que seleccionó.
  4. Generación de Reportes Una vez realizada la conciliación, puede acceder a los siguientes reportes:
    1. Detalle Estado de Cuenta:
      1. Este reporte muestra toda la información de su estado de cuenta, independientemente de si los movimientos están conciliados o no.
      2. Puede realizar filtrados y segmentaciones de datos (ej., por rango de fecha, moneda, estatus de conciliación, montos).
      3. Permite agregar campos adicionales o crear vistas personalizadas.
      4. Es posible exportar a Excel.
    2. Detalle Conciliación XML Bancos:
      • Este reporte es específico y solo muestra los movimientos que SÍ se encuentran vinculados (conciliados) con un XML.
      • Permite extraer información detallada directamente del XML asociado (ej., IVA trasladado, IVA retenido, ISR retenido, método de pago, subtotal, total, UUID de la factura) que no está disponible en el reporte general del estado de cuenta.
      • También es posible filtrar, agregar columnas y exportar a Excel.
    3. Estado de Cuenta Mes Proveedor:
      • Muestra la información de los movimientos de su estado de cuenta relacionados con sus proveedores.
      • Permite seleccionar periodos específicos (año, mes, trimestre) y filtrar por proveedores.
      • Compara el total de la factura timbrada (XML) con el monto de pagos en el banco, mostrando el saldo para identificar discrepancias. Es útil para verificar pagos de facturas PPD sin complemento de pago.
    4. Complementos de Pago Faltantes:
      • Identifica facturas de ingreso (tipo PPD) que ya han sido conciliadas con un movimiento bancario, pero que aún no tienen un Complemento de Pago (CEP) asociado.
      • Muestra el total de la factura, el monto pagado en el banco y el monto de los complementos de pago asociados. Un saldo distinto de cero indica un complemento faltante.
      • Sirve para controlar y solicitar o generar los CEP que aún no se han timbrado.
  5. Limitantes del Módulo
    • Soporte de bancos para PDF: Como se mencionó anteriormente, los archivos PDF de estados de cuenta solo son compatibles con Bancomer y Banorte. Para otros bancos, se requiere el XML del estado de cuenta. Si no se cuenta con el XML y el banco no está soportado para PDF, el cliente puede proporcionar un ejemplo (PDF o XML) al equipo de desarrollo para que se implemente el soporte, lo cual podría tomar "un par de días".
    • Integración con ERP: El módulo de conciliación bancaria no se integra actualmente con sistemas ERP o contables. La conciliación se realiza exclusivamente entre los datos del SAT (CFDI) y la información bancaria.

¿Cómo se debe usar?

  1. El uso del módulo sigue un proceso estructurado para garantizar una conciliación eficiente:
  2. Carga inicial: Siempre comience cargando su estado de cuenta bancario en el formato más compatible disponible (preferentemente XML).
  3. Verificación automática: Revise los movimientos que el sistema ya marcó como "sí conciliado" para confirmar la precisión de la conciliación automática.
  4. Conciliación semimanual: Atienda los movimientos "no conciliados" y "parcialmente conciliados" realizando el "match" manual de CFDI según sea necesario, especialmente para pagos que cubren múltiples facturas o montos incompletos.
  5. Clasificación de movimientos sin CFDI: Asigne los estatus apropiados a los movimientos que no corresponden a un CFDI, como retiros de caja chica o pagos no deducibles.
  6. Generación de reportes: Utilice los diferentes reportes disponibles para obtener una visión general y detallada de sus movimientos, identificar discrepancias, y dar seguimiento a los complementos de pago faltantes.


Preguntas Frecuentes

  • P: ¿Qué es la conciliación bancaria y cuál es el objetivo de este módulo? 
    • R: La conciliación bancaria busca evitar discrepancias fiscales comparando lo timbrado (CFDI del SAT) con lo reflejado en su estado de cuenta bancario. El módulo busca automatizar este proceso.
  • P: ¿Qué tipos de archivos de estados de cuenta puedo subir? 
    • R: Puede subir archivos XML (preferente), PDF, TXT y CSV.
  • P: ¿Por qué solo algunos bancos son compatibles con la carga de PDF? 
    • R: Cada banco tiene un formato de PDF diferente. El desarrollo se basó en los formatos de Bancomer y Banorte. Si necesita soporte para otro banco, puede enviar un ejemplo de PDF o XML al equipo de desarrollo.
  • P: ¿Cuánto tiempo tarda en implementarse el soporte para un nuevo banco? 
    • R: El tiempo estimado para que el equipo de desarrollo implemente el soporte para un nuevo banco es de aproximadamente "un par de días" una vez recibido el ejemplo del estado de cuenta.
  • P: ¿Qué datos son obligatorios en el archivo del estado de cuenta para la conciliación automática? 
    • R: Para que la conciliación automática funcione, el archivo del estado de cuenta debe incluir el RFC enajenante, la fecha del movimiento y el monto (importe). Estos tres datos son esenciales para el "match" con los CFDI.
  • P: ¿Qué pasa si un pago bancario cubre varias facturas (múltiples CFDI)? 
    • R: La conciliación automática no lo detectará debido a la discrepancia en el monto. Deberá usar la función "Iniciar conciliación" para seleccionar manualmente los CFDI correspondientes a ese pago. El sistema le ayudará pre-filtrando por RFC y fecha.
  • P: ¿Existe integración con mi sistema ERP o contable? 
    • R: No, actualmente el módulo no tiene integración con sistemas ERP o contables. La conciliación se realiza exclusivamente entre la información que tiene del SAT (CFDI) y la información de sus estados de cuenta bancarios.
  • P: ¿Cómo puedo identificar complementos de pago faltantes? 
    • R: El reporte "Complementos de Pago Faltantes" le mostrará las facturas de ingreso (PPD) que ya concilió con un movimiento bancario, pero a las cuales aún no se ha asociado un Complemento de Pago. Esto le ayuda a solicitar o generar los complementos faltantes.


Requerimientos

Para el uso óptimo del módulo de conciliación bancaria, se requiere lo siguiente:

  • Acceso a BFiskur: El módulo se encuentra dentro del menú principal de BFiskur.
  • CFDI descargados: Debe tener sus CFDI (facturas y/o complementos de pago) descargados en la bóveda de BFiskur, ya sean emitidos o recibidos.
  • Estados de Cuenta Bancarios: 
    • Preferentemente en formato XML.
    • Alternativamente en PDF (solo para bancos Bancomer y Banorte), TXT, o CSV.
    • Los archivos de estados de cuenta deben contener, de forma legible, el RFC enajenante, la fecha del movimiento y el monto (importe) para una conciliación eficiente.
  • Conocimiento del usuario: Se espera que el usuario tenga un entendimiento básico de los movimientos bancarios y la naturaleza de sus transacciones para clasificar adecuadamente aquellos movimientos que no corresponden a un CFDI.

Glosario de Conciliación Bancaria en bFiskur

bFiskur®: Un sistema que ofrece un módulo de conciliación bancaria como una herramienta para conciliar la información de los comprobantes fiscales digitales (CFDI) descargados del SAT con los movimientos reflejados en el estado de cuenta. Su objetivo principal es evitar discrepancias y riesgos, automatizando el proceso de conciliación lo más posible.

Bitácora de Carga Estados de Cuenta: Es el primer submódulo dentro del módulo de conciliación bancaria, utilizado para cargar los estados de cuenta al sistema. Permite visualizar todos los estados que ya han sido generados y cargados.

CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet): Son los comprobantes fiscales digitales descargados directamente del SAT y que se utilizan en BFiskur para realizar la conciliación con los movimientos bancarios.

Carga de Estado de Cuenta: Proceso de subir un estado de cuenta a BFiskur. Requiere tres datos principales: título (un nombre para identificar el archivo, como "estado de cuenta del mes de enero 2025"), empresa (seleccionar la empresa a la que corresponde la carga), y el documento del estado de cuenta.

Documentos Soportados para Carga: Los estados de cuenta pueden subirse en varios formatos: 

XML: Formato preferido por su mayor compatibilidad y porque contiene los datos clave para la conciliación automática. Puede obtenerse directamente del portal bancario o en un archivo .zip enviado por el banco junto con el PDF al final del mes.

PDF: Soportado, pero de momento únicamente para bancos específicos como Bancomer y Banorte. Si un banco no está soportado, se puede proporcionar un ejemplo al equipo de desarrollo para su lectura y soporte.

TXT y CSV: También son formatos de archivo soportados para la carga.

Estado de Cuenta XML (Submódulo): Una vez cargada la información, este submódulo permite visualizar los estados de cuenta subidos y sus movimientos. Muestra detalles como el RFC de la empresa y el banco, el saldo inicial y final, y el desglose de movimientos.

Estatus de Conciliación: Un campo clave en los movimientos del estado de cuenta que indica el estado de la conciliación. Puede ser: 

Sí Conciliado: Indica que el sistema ha detectado una coincidencia automática entre el movimiento del estado de cuenta y un CFDI en la bóveda de BFiskur.

No Conciliado: Se muestra cuando no se pudo realizar una conciliación automática, por ejemplo, si el monto no coincide (un solo pago cubre varias facturas o viceversa). Estos movimientos requieren conciliación manual o semiautomática.

Parcialmente Conciliado: Ocurre cuando un movimiento se ha asociado con uno o más CFDI, pero la suma de los montos de los CFDI asociados no cubre la cantidad total del movimiento del estado de cuenta. Esto puede suceder si falta algún complemento de pago o CFDI por timbrar.

Estatus Especiales/Manuales: Se utilizan para clasificar movimientos que no requieren una relación con un CFDI, como retiros para caja chica, pagos no deducibles, dispersiones de nómina, traspasos entre cuentas o pagos al extranjero.

Conciliación Automática: Proceso inicial realizado por el sistema BFiskur al cargar un estado de cuenta. Se basa en tres datos del XML del estado de cuenta para buscar coincidencias con los CFDI en la bóveda: la fecha de la operación, el RFC del enajenante (quien realiza el movimiento), y la cantidad o monto. Si estos tres datos coinciden, el movimiento se marca como "Sí Conciliado".

Conciliación Semiautomática / Manual: Se realiza para movimientos que no se concilian automáticamente. Se accede a través del botón "Iniciar conciliación". Permite seleccionar múltiples CFDI para asociarlos a un solo movimiento bancario (ej., un pago de $5,000 que cubre cinco CFDI de $1,000 cada uno). El sistema prefiltra los CFDI basándose en el RFC y la fecha para facilitar la selección.

Reporte: Detalle Estado de Cuenta: Es un reporte general que permite extraer toda la información de un estado de cuenta, independientemente de si los movimientos están conciliados o no. Ofrece opciones de filtrado, segmentación (por fecha, tipo de movimiento, moneda, estatus, rango de cantidad), y personalización de vistas (añadir columnas con datos extraídos del estado de cuenta). La información puede exportarse a Excel o PDF.

Reporte: Detalle Conciliación XML Bancos: A diferencia del reporte anterior, este es un reporte específico que únicamente muestra los movimientos que ya se encuentran conciliados o vinculados con un CFDI. Permite obtener información más detallada directamente del CFDI asociado, como el IVA trasladado, IVA retenido, ISR retenido, IEPS, método de pago, UUID de la factura, y subtotal/total. También permite filtrar, agregar columnas y exportar a Excel o PDF.

Reporte: Estado de Cuenta Mes Proveedor: Un reporte tipo Business Intelligence (BI) que muestra la información de los movimientos bancarios asociados con los proveedores. Permite comparar el total de la factura (lo timbrado en XML) con el monto de pagos en el banco (lo que se tiene en el estado de cuenta), identificando cualquier discrepancia o saldo entre ambos. Es útil para verificar pagos pendientes o cobros no reflejados.

Reporte: Complementos de Pago Faltantes: Este reporte es crucial para identificar movimientos donde una factura de ingreso PPD (Pago en Parcialidades o Diferido) ha sido conciliada con un movimiento bancario, pero no se ha asociado ningún complemento de pago. Muestra el total de la factura, el monto pagado en el banco y el monto de los complementos de pago, con un saldo que idealmente debería ser cero para indicar que no hay faltantes. Ayuda a solicitar o generar los complementos de pago necesarios.