El módulo REPSE de bFiskur® es una herramienta digital diseñada para ayudar a las empresas a llevar un control preciso y eficiente de las obligaciones que tienen sus proveedores de servicios. En otras palabras, es como un asistente virtual que te ayuda a asegurarte de que todas las empresas que trabajan para ti estén cumpliendo con lo que han acordado.


¿Cómo funciona el módulo REPSE?

  1. Registro de Proveedores:
    1. Se agrega la información básica de cada proveedor, como su nombre, RFC, y los servicios que presta.
    2. Se establecen las obligaciones específicas que cada proveedor debe cumplir, como pagos, certificaciones, etc.
  2. Seguimiento de Obligaciones:
    • El sistema genera una lista de las obligaciones que cada proveedor debe cumplir en un periodo determinado.
    • Los proveedores envían pruebas de que han cumplido con estas obligaciones (por ejemplo, facturas, certificados) a una dirección de correo electrónico específica.
  3. Verificación Automática:
    • El sistema de REPSE revisa automáticamente los documentos enviados por los proveedores para verificar que sean válidos y que cumplan con los requisitos establecidos.
    • Si la documentación es correcta, el sistema marca la obligación como cumplida.

Informes y Reportes:

  • El módulo genera informes detallados sobre el estado de cumplimiento de cada proveedor y de la empresa en general.
  • Esto permite a los usuarios identificar rápidamente cualquier problema o incumplimiento y tomar las medidas necesarias.


¿Cuáles son los beneficios de usar REPSE?

  • Mayor eficiencia: Automatiza el proceso de seguimiento de las obligaciones de los proveedores.
  • Mayor transparencia: Proporciona una visión clara y actualizada del estado de cumplimiento de cada proveedor.
  • Menor riesgo: Ayuda a prevenir incumplimientos contractuales y posibles sanciones.
  • Mejor toma de decisiones: Permite a las empresas tomar decisiones más informadas sobre sus proveedores.


En resumen, el módulo REPSE es una herramienta valiosa para cualquier empresa que quiera garantizar que sus proveedores cumplan con sus obligaciones contractuales. Al automatizar el proceso de seguimiento y verificación, REPSE ayuda a ahorrar tiempo y recursos, y a mejorar la gestión de riesgos.




Preguntas Frecuentes

1. ¿Cuál es la función principal del módulo adicional de Repse en la plataforma bFiskur?

El módulo adicional de Repse complementa la plataforma bFiskur y su propósito principal es la recepción de documentos de obligaciones de los proveedores. Permite identificar de forma oportuna qué proveedores están al corriente con sus obligaciones ante entidades como el SAT (declaraciones mensuales y opinión de cumplimiento), Infonavit, e IMSS (opinión de cumplimiento, nómina, cédula de cuotas, etc.). El objetivo es asegurar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y de seguridad social por parte de los proveedores.


2. ¿Cómo se accede al módulo de proveedores Repse dentro de bFiskur?

Los módulos adicionales en bFiskur, incluyendo el módulo de proveedores Repse, se encuentran en el menú inicial de la plataforma. Se pueden identificar por un color morado en la esquina superior derecha de su ícono. Para acceder al módulo de proveedores Repse, se debe hacer clic en el ícono que tiene tres puntos y que específicamente dice "módulo de proveedores Repse".


3. ¿Qué información esencial se debe ingresar al dar de alta un nuevo proveedor en el módulo de Repse?

Para dar de alta un proveedor en el módulo de Repse, es fundamental introducir los siguientes datos:


  • RFC (Registro Federal de Contribuyentes)
  • Razón Social
  • Email del Contacto (actualmente solo se admite un correo, aunque se explora la posibilidad de añadir más en futuras actualizaciones a través de una copia en notificaciones a nivel de empresa).
  • Empresa (Corporación) a la que el proveedor presta servicios.
  • Registro Patronal Infonavit (recomendado para recibir la opinión de cumplimiento del Infonavit y evitar rechazos de documentos).
  • Estatus (debe marcarse como "activo" para que se genere el listado de obligaciones pendientes).
  • Fecha de inicio de obligaciones: Es el punto de partida desde el cual se generará el listado de obligaciones pendientes. Se recomienda establecerlo al inicio del año fiscal, por ejemplo, el 1 de enero del año en curso o anterior.
  • Documentos requeridos: Seleccionar los documentos que el proveedor deberá enviar (por ejemplo, acuses de recibo del ISR e IVA, declaraciones mensuales, opiniones de cumplimiento del SAT, IMSS, Infonavit, nómina, entre otros). Se deben omitir los documentos relacionados con el Régimen de Incorporación Fiscal (RIF) si no aplican.
  • Campos como el folio, actividad, aviso de notificación y vencimiento del certificado de Repse pueden dejarse vacíos inicialmente si no se cuenta con el certificado, y se pueden rellenar más adelante.


4. ¿Cómo se gestionan las fechas límite y la frecuencia de envío de recordatorios para los proveedores?

El módulo permite configurar los siguientes aspectos para la gestión de recordatorios:


  • Día límite de entrega de documentos: Se puede establecer un día específico del mes, por ejemplo, el día 20, como fecha tope para que el proveedor entregue sus documentos.
  • Días de anticipación de envío de pendientes: Indica cuántos días antes de la fecha límite se enviará el primer aviso al proveedor. Si se deja vacío, por defecto, se enviará 7 días antes. Esta opción requiere la activación de una "notificación especial de pendientes Repse" a nivel de empresa.
  • Frecuencia de envío de pendientes: Determina la periodicidad con la que se enviarán los recordatorios desde el primer aviso hasta la fecha límite. Si se deja vacío, se enviará diariamente.

Estas configuraciones ayudan a mantener a los proveedores informados sobre sus obligaciones pendientes.


5. ¿Qué sucede si un proveedor cambia su estatus de "activo" a "inactivo" en la plataforma?

Si un proveedor se marca como "inactivo" en la plataforma, dejará de generar el listado de obligaciones pendientes para los meses futuros a partir de la fecha de inactivación. Esto es útil cuando se terminan las relaciones laborales o contractuales con un proveedor y ya no se le solicitarán documentos a través de bFiskur. Para efectos de inicio y operación normal, el proveedor siempre debe estar marcado como "activo".


6. ¿Cómo se envían los documentos de obligaciones a la plataforma bFiskur?

Los proveedores envían los documentos de obligaciones directamente a un correo electrónico "robot" especializado. Cada espacio o instancia de la nube de bFiskur (identificado por un número específico como "0244", "0364", etc.) tiene su propio correo robot de Repse. El proveedor debe adjuntar los documentos (preferentemente en formato PDF original descargado de los portales oficiales como el SAT) al correo electrónico y enviarlos al robot correspondiente a su espacio. Es crucial que los documentos sean originales y que los nombres de los archivos no contengan caracteres especiales (acentos, comas, etc.). La nómina es una excepción, ya que se envía como un archivo ZIP.

https://soporte.bitam.com/a/solutions/articles/69000863141


7. ¿Cuáles son los diferentes estatus de las obligaciones y cómo se visualizan en el sistema?

Las obligaciones de los proveedores tienen distintos estatus que permiten un seguimiento claro:


  • Pendiente: Indica que la obligación está abierta y el documento aún no ha sido recibido o procesado. Es el estatus inicial para nuevos proveedores.
  • Cumplida: Significa que el documento requerido ha sido enviado y procesado correctamente por el sistema. Se visualizará un ícono de clip junto a la obligación y el estatus cambiará a "cumplida".
  • No Requerido: Este estatus se puede aplicar manualmente a una obligación si no se solicitará un documento específico para un mes determinado. Al marcarlo como "no requerido", la obligación se omitirá en las solicitudes al proveedor. Se puede revertir a "pendiente" si es necesario.
  • Vencido: Este estatus se utiliza internamente para indicar que una obligación no fue entregada a tiempo, según las fechas límite configuradas.
  • Pendiente XML / Cumplida (para Nómina): Para la obligación de nómina, existe un mecanismo de conciliación. El estatus puede ser "pendiente XML" (cuando solo se ha enviado el PDF y falta el XML de la nómina) y finalmente "cumplida" cuando tanto el PDF como el XML han sido recibidos y el sistema ha validado la información con la cédula de determinación de cuotas del IMSS.

Estos estatus se pueden filtrar en la sección de "Obligaciones por Proveedor" para una consulta más sencilla.


8. ¿Cómo se pueden obtener reportes y descargar masivamente los documentos de los proveedores?

El módulo ofrece herramientas para la visualización y descarga de información:


  • Score de Obligaciones: Presenta un resumen visual del cumplimiento de las obligaciones de un proveedor. Las obligaciones cumplidas se muestran en verde y las pendientes en rojo. Permite filtrar por proveedor, ejercicio fiscal y registro patronal.
  • Bóveda de Descarga Masiva de Repse: Permite descargar de forma masiva todos los documentos de los proveedores. Se selecciona el tipo de proceso ("Cumplimiento de Obligaciones Proveedores"), el rango de fechas, la empresa, y se inicia el proceso. Una vez terminado, se genera un archivo ZIP con todos los documentos identificados, que puede descargarse directamente desde la bóveda o desde el registro del proceso en el menú inicial. También se puede exportar el reporte a Excel o imprimirlo.